Tietosuojaseloste

1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Sylva ry (Y-tunnus: 0585784-7) (”Sylva”, ”yhdistys” tai ”me”) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen suojaamiseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”sinä” tai ”rekisteröity” tai ”henkilö”) koskevia tietoja, joista henkilö voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännässä on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Sylvan sen jäsenille ja muille henkilöille tarjoamiin tuotteisiin ja palveluihin kuten Sylvan toimintaan liittyvien kurssien, lomien ja vertais- ja vapaaehtoistoiminnan järjestämiseen sekä tiedottamiseen mm. jäsenlehdessä ja muissa julkaisuissa sekä sosiaalisen mediassa. Sylvan palveluja ja tuotteita voidaan myös tarjota erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa, puhelimitse, verkkokaupan, sähköisen median tai muiden verkkopalveluiden kautta.

Jäsenten henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten jäsenten ja muiden henkilöiden, jotka ovat kiinnostuneita yhdistyksen tuotteista ja palveluista, henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan lahjoittajiemme, potentiaalisten lahjoittajien yhteistyökumppaneidemme ja palveluntarjoajiemme edustajien sekä Sylvan toimistossa ja verkkosivuilla sekä Omakeräys-alustan ja muiden keräysalustojen verkkosivuilla vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös työnhakijoiden ja toiminnassamme mukana olevien vapaaehtoisten ja tukihenkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

Huomioithan alle 18-vuotiaan lapsen tai nuoren huoltajana, että antaessasi huolettavan puolesta hänen henkilötietojaan Sylvalle taikka antaessasi suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, sinun tulee huollettavan ikä ja kehitystaso huomioiden varmistua hänen suostumuksestaan.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: Sylva ry
Jaakonkatu 3 B 3, 00100 Helsinki
Yhteystiedot: elisabet.hallikainen(at)sylva.fi

Tietosuojavastaava

Sylva ry:n tietosuojavastaava Elisabet Hallikainen
Yhteystiedot: elisabet.hallikainen(at)sylva.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • jäsenyyden hoitaminen ja jäsenpalveluiden tuottaminen ja yhdistystoiminnan organisointi
  • palveluiden tuottaminen muille kuin Sylvan jäsenille
  • verkkokaupan tilausten hoitaminen ja hallinnointi
  • Sylvan ja yhteistyökumppaneiden kurssien- ja lomien ja muiden tapahtumien järjestäminen ja ilmoittautumisten hallinnointi
  • laskuttaminen ja saatavien perintä ja reklamaatioiden hoitaminen
  • Sylvan toimintaan liittyvien suhteiden hoitaminen
  • jäsenhankinta sekä ihmisten kiinnostuksen lisääminen
  • Sylvan toimintaan liittyvä viestintä, markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen sekä tiedottaminen
  • Sylvan varainhankinta ja lahjoituspyynnöt, lahjoituskohteisiin liittyvä viestintä ja tiedottaminen sekä varainhankinnan palveluiden markkinointi
  • sähköinen ja suoramarkkinointi
  • Sylvan toiminnan kehittäminen ja toimintaan liittyvät markkina- tai mielipidetutkimukset ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen sekä tutkimushankkeisiin osallistuminen
  • yhteisöjen kanssa tehtyjen palvelu-, alihankinta tai muun sopimuksen hallinta ja toteuttaminen
  • Sylvan palveluiden ylläpito, kehittäminen, laadunvarmistus ja palveluiden käytön seuranta, tuotteiden ja palveluiden turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten estäminen
  • Sylvan toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
  • lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, kuten vero- ja kirjanpitolainsäädännön sekä yhdistyslain mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • Sylvan toimintaan osallistuvien vapaaehtoisten henkilöiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen ja vapaaehtoistoiminnan hallinnointi ja kehittäminen
  • rekrytointi

Kun tilaat tai ostat Sylvan tuotteita tai palveluita, esimerkiksi verkkokaupan tuotteita, osallistut kurssillemme tai tilaat meiltä muita palveluja, välillemme muodostuu sopimussuhde (oikeusperusteena on sopimus ja sen valmistelu). Käsittelemme henkilötietojasi myös siksi, että meidän tulee täyttää lakisääteisiä velvoitteita, kuten yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä luetteloa Sylva ry:n jäsenistä sekä kirjanpito- ja verovelvoitteita sekä raportointivelvoitteita esimerkiksi viranomaisille (oikeusperusteena lakisääteinen velvoite).

Sylvan vapaaehtoistoiminnassa mukana olevien henkilöiden osalta tarkastamme rikosrekisteriotteen lainsäädännössä asetettujen edellytysten mukaisesti (laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002, muutoksineen). Rikosrekisteriotteen nähtäväksi esittäneen rekisteröidyn henkilötietoihin tehdään merkintä rikosrekisteriotteen esittämisestä ja otteen tunnistetiedoista. Muita rikosrekisteriotteella olevia tietoja ei tallenneta. Rikosrekisteriote palautetaan rekisteröidylle viipymättä. Rikosrekisteriotteesta ei oteta jäljennöksiä. Oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite.

Kun käsittelemme henkilötietojasi hoitaaksemme jäsenyyttä tai asiakassuhdetta joko sinun tai edustamasi yhteisön kanssa, tai kun markkinoimme sinulle Sylvan tuotteita ja palveluita tai varainhankintaa tai lähetämme ja kohdistamme sinuun jäsen- ja asiakasviestintää tai lahjoituskohteisiin liittyvää viestintää, käsittely perustuu pääasiassa oikeutettuun etuun. Samoin käsittely rekrytoinnin osalta perustuu oikeutettuun etuun.

Sairastuneen lapsen ja nuoren sekä tukihenkilön sairauden diagnoosia ja sen hoitoa koskevien tietojen osalta käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröity on myös voinut omasta tahdostaan saattaa julkiseksi sairauttaan ja sen diagnoosia ja hoitoa koskevat tiedot joko kokonaan tai osittain esimerkiksi Sylvan järjestämässä tapahtumassa tai kurssilla. Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla siitä Sylvalle.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö ja tietolähteet

Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot – esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Tunnistamistiedot – esimerkiksihenkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika
  • Jäsenyystiedot – esimerkiksijäsenlaji (varsinainen jäsen tai kannatusjäsen), jäsenyyden peruste, jäsenyyden kesto ja jäsenen perheenjäsenet.
  • Asiakassuhteeseen ja yhteistyösuhteisiin liittyvät tiedot – esimerkiksi tilinumero, tilaus-, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot kuten asiakasnumero sekä asiakassopimuksen liittyvien velvoitteiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot sekä verkkokaupan tilaushistoria.
  • Sopimustiedot
  • Tiedot Sylvan ja sinun tai sinua edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, asiakaspalautteet sekä muut yhteydenotot, reklamaatiot ja asiointiedot.
  • Lahjoittajatiedot – esimerkiksi perustetut Omakeräykset; keräys, johon osallistunut; lahjoitussummat; lahjoituspäivämäärät; lahjoitusten kohde; yhteydenottotapa, maksutiedot.
  • Vapaaehtoisiin liittyvät tiedot
  • Vapaaehtoistoiminnan aikana kertyneet tiedot.
  • Rekrytointiin liittyvät tiedot – esimerkiksi työhakemus, CV, haastattelut, soveltuvuustestit ja muu rekrytoinnissa kertynyt aineisto sekä muiden rekrytointiin liittyvien henkilöiden tiedot.
  • Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot
  • Tiedot sairastuneen lapsen tai nuoren sekä tukihenkilön sairaudesta ja sen hoidosta.
  • Rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot
  • Rikosrekisteriotteen tarkastamista koskevat tiedot lasten kanssa työskentelevien rikostaustan tarkistamiseksi.
  • Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot
  • Tiedot, jotka kerätään, kun käytät verkkosivujamme, ja verkkopalvelujemme seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

Henkilötietojen antaminen on pääasiassa välttämätöntä Sylvan sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä palveluiden tuottamiseksi ja jäsenyyden hoitamiseksi. Mikäli emme saa sinulta tarvittavia henkilötietoja, emme esimerkiksi voi tehdä kanssasi sopimusta tai suorittaa tilaamaasi/pyytämääsi palvelua, tai et voi liittyä Sylvan jäseneksi tai estymme suorittamasta velvoitteitamme. Antamiisi suostumuksiin ja kieltoihin liittyvien henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista.

Tietolähteet

Pääasiallisesti keräämme henkilötietojasi sinulta esimerkiksi sähköisten lomakkeiden, Omakeräys-verkkoalustan, Sylvan verkkokaupan ja Sylvalle lähetettyjen viestien, puhelimen ja sosiaalisen median tai muiden yhteydenottojen kautta. Tietoja voidaan kerätä myös asiakkuuksien tai palveluiden kautta sekä Sylvan ja yhteistyökumppaneiden järjestämissä tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan lain edellytysten mukaisesti kerätä väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta toimit tai perheenjäseniltäsi tai huoltajaltasi.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet). Voimme myös joutua säilyttämään tietoja pidempään, jos tarvitsemme tietoja erimielisyystilanteen selvittämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi). Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Sylvan varsinaisten jäsenten ja kannatusjäsenten jäsenyyteen liittyviä tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja tarpeellinen aika sen päättymisen jälkeen huomioiden lainsäädännön velvoitteet. Sylva ry:n jäsenluetteloa päivitetään säännöllisesti. Sylvan toimintaan osallistuvien sairastuneiden ja heidän läheistensä henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun henkilöt ovat mukana Sylvan toiminnassa.

Sopimuksiin ja tilauksiin liittyviä asiakirjoja säilytetään lainsäädännön, kuten kirjanpitolain ja sopimusvelvoitteiden edellyttämän ajan. Kirjanpitoaineistoa säilytetään huomioiden kirjanpitolaissa edellytetty säilytysaika.

Lahjoittajien henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kolmen vuoden ajan viimeisimmästä lahjoituskerrasta, huomioiden kuitenkin lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset sekä arkistointia koskevat vaatimukset. Vapaaehtoistoimintaan osallistuvien kanssa laadittava vapaaehtoissopimus ja siihen liittyvät tiedot säilytetään toimintaan osallistumiseen ajan ja tarpeellinen aika sen jälkeen.

Rekrytointiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin tarpeen kyseisen henkilön potentiaaliseen palkkaamiseen. Avoimet työhakemukset ja siihen liittyvät materiaalit säilytetään pääsääntöisesti 6 kuukauden ajan hakemuksen vastaanottamisesta ja kohdennetut työhakemukset vuoden ajan lopullisesta rekrytointipäätöksestä.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytämme niin pitkään, kun olet markkinoinnin kohteena, etkä ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten. Yhteistyökumppaneidemme osalta kyseistä yhteisöä edustavan henkilön henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen henkilö toimii kyseisen yhteisön edustajana Sylvan suuntaan.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, poistetaan kyseiset henkilötiedot, mikäli henkilö peruuttaa suostumuksen.

Arvioimme henkilötietojen säilytystarvetta säännöllisesti. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa. Tämän jälkeen voimme säilyttää osan tiedoista anonyyminä tilastotietona.

6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita. Varmistamme sopimusvelvoitteilla, että myös henkilötietoja käsittelevät tahot käsittelevät henkilötietoja asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT- järjestelmiä, kiinteistöpalveluita, tavarantoimituksia sekä talous- ja lakipalveluita sekä viestintä-, markkinointi- ja mainostoimistoja, painotaloja, matka-, majoitus- ja ravintolapalveluja tarjoavia yrityksiä tai vastaavia yhteistyökumppaneita.

Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille ja muille tahoille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Emme luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille suoramarkkinointiin.

Lisäksi voimme joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietojasi ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi voimme joutua luovuttamaan henkilötietojasi, mikäli olemme osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli olemme osallisena joissain uudelleenjärjestelyissä (esimerkiksi tietyn toiminnon tai sen osan myynti), voimme joutua luovuttamaan henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Käsittelemme henkilötietojasi tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. Henkilötietoja sisältävän järjestelmään pääsevät Sylvan nimetyt työntekijät, joilla on siihen tehtävien puolesta oikeus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Sylvan henkilöstöllä ja vapaaehtoisilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Varmuuskopioita ja manuaalisia aineistoja säilytetään tietoturvallisesti.

Voimme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin varmistamme riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröidyn eli oikeutesi hallita omia henkilötietojasi

Sinulla on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet hallita eli saada tietoja ja vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn.

  • Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
  • Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi.
  • Sinulla on oikeus tarkistaa ja nähdä sinua koskevat tiedot. Toimitamme ne pyynnöstä myös kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
  • Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
  • Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi sinulla on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojesi poistamista.
  • Poistamme, korjaamme ja täydennämme myös oma-aloitteisesti havaitsemiemme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
  • Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
    Sinulla on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojesi siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Lisäksi sinulla on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, rajoitamme tietoihin pääsyä.
  • Sinulla on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten markkinointiin

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai nimenomaiseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus. Lisäksi sinulla on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta edeltävään käsittelyyn.

Suostumuksen voit peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon olemalla yhteydessä Sylvan tietosuojavastaavaan (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa). Lisäksi voit poistua uutiskirjeen sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa peruutuslinkkiä.

Oikeuksien toteuttaminen

Kun haluat käyttää yllä olevia oikeuksiasi, tee meille sitä koskeva pyyntö sähköpostitse tai postitse tässä tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa).

Varaudu siihen, että tarkistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen antamista, minkä takia voimme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöösi kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos emme voi suostua pyyntöösi, ilmoitamme siitä kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Sylvan lakisääteisen oikeuden johdosta.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainsääsäädännön vastaisesti. Pyydämme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä meihin, jotta voimme yrittää selvittää asiaa yhdessä, ja tarvittaessa korjata mahdollisesti virheellistä toimintaamme.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät tästä.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehittämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan Sylvan verkkosivuilla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sinulle erikseen tarvittaessa.

Tietosuojaseloste on julkaistu 25.3.2019